Il existe une citation célèbre d’Alexander Graham Bell qui dit : « Avant toute chose, la préparation est la clé du succès. » En matière d’une ressource aussi cruciale que la flotte d’ambulances, on ne peut jamais être trop préparé.
Alors que certains peuvent déjà être conscients de la planification appropriée d’un cycle de flotte, cet article peut servir de guide pour ceux qui pourraient ne pas être au courant de certains détails. Nous visons constamment à garantir que nos clients aient à leur disposition tous les moyens et renseignements essentiels afin de recevoir leur ambulance dans les délais les plus brefs.
Que ce soit en tant qu’outil pour maintenir une préparation optimale ou comme une aide à la mémoire lors de la planification de votre cycle de flotte, notre objectif demeure de vous assurer un accès ininterrompu à des ambulances fiables et de haute qualité.
Voici un guide progressif conçu pour faciliter votre préparation et optimiser le processus :
Évaluer la flotte actuelle et les besoins futurs
Quel est l’état actuel de votre flotte d’ambulances ? Pour effectuer une évaluation approfondie, assurez-vous de prendre en compte l’âge, l’état, l’utilisation, le kilométrage et l’efficacité opérationnelle du véhicule.
Anticipez vos besoins futurs en fonction du volume d’appels et de la zone de service pour garantir que le temps d’attente et le nombre de véhicules nécessaires répondent aux besoins des paramédics.
Élaborer un plan de remplacement de la flotte
Élaborez un plan complet de remplacement de la flotte qui indique quand chaque ambulance doit être remplacée au cours des 2 à 5 prochaines années.
Tenez compte d’éléments tels que le kilométrage actuel du véhicule, les frais d’entretien et l’évolution vers l’obsolescence technologique lors de la détermination du moment approprié pour le remplacement.
Rester en contact avec votre représentant de ventes
Assurez-vous de communiquer vos besoins à long terme en matière de flotte et votre calendrier à votre représentant commercial afin qu’il puisse planifier et répondre à vos exigences et attentes.
Planification budgétaire
Après avoir élaboré un plan sur ce qui devra être remplacé, travaillez avec le département financier pour créer un budget réaliste comprenant le coût des nouvelles ambulances, de l’équipement, de l’entretien et de toutes les modifications éventuellement nécessaires pour les 2 à 3 prochaines années.
Obtenez l’approbation de votre budget
Présentez votre proposition budgétaire aux parties prenantes pertinentes, telles que les conseils municipaux, les conseils d’administration ou les organismes de financement, bien à l’avance afin qu’il y ait suffisamment de temps pour passer la commande et respecter la date limite.
Plus les approbations sont envoyées rapidement, plus le processus de commande peut commencer rapidement, ce qui contribue à réduire les retards lors de la passation de la commande.
Surveiller les opportunités de subvention
Restez informé des opportunités de subvention aux niveaux provincial ou fédéral qui peuvent aider à compenser les coûts d’achat d’ambulances.
Si possible, demandez des subventions qui correspondent à votre plan de remplacement de la flotte, de sorte que toute la documentation soit complète avant l’envoi du paiement final.
Coordonner avec votre juridiction pour la conformité des ambulances
Assurez-vous que les spécifications de votre ambulance sont conformes aux normes établies par votre province ou d’autres organismes de réglementation pertinents.
La nouvelle réalité post-pandémique a malheureusement augmenté les temps d’attente des ambulances en raison de plusieurs facteurs. Bien que Demers a ait mis en place plusieurs procédures pour accélérer le processus de livraison, telles que l’ajout de nouveaux personnels, il est recommandé de planifier efficacement le plus tôt possible. Plus le processus est complet et le budget approuvé tôt, meilleures sont les chances que le fabricant d’ambulances planifie votre commande le plus tôt possible.
En faisant cela, nous pouvons éviter des réparations coûteuses pour les anciens véhicules ou, pire encore, un arrêt prolongé pour les véhicules nécessitant des travaux supplémetaires.
